1.Nossos papéis

Somos controladora dos dados deste site (cadastro do teste grátis e registros de acesso) e dos dados da relação comercial com as instituições clientes: CNPJ, razão social, endereço, responsável e contatos.

Somos operadora dos dados tratados dentro da plataforma OncoNavia em nome das instituições de saúde clientes, que são as controladoras. Nesse papel, tratamos os dados apenas conforme as instruções e as finalidades definidas pela instituição.

2.Dados coletados neste site

• Cadastro do teste grátis: CNPJ, nome da instituição, nome do responsável, telefone e e-mail. Com o CNPJ, consultamos na Receita Federal a razão social, a situação cadastral e o endereço, que são dados públicos.
• Segurança: para limitar abusos no cadastro e na consulta de CNPJ, guardamos um resumo criptográfico (hash) do endereço IP, e não o IP em si.
• Cookies e armazenamento no navegador: usamos apenas cookies necessários: o da sessão, que mantém você conectado, e o que lembra por 8 horas que este aparelho já passou pela verificação em duas etapas. Preferências de tela, como tema e cores, ficam guardadas no seu navegador. Não usamos cookies de rastreamento, ferramentas de análise de terceiros nem publicidade.

3.Dados tratados na plataforma

Em nome das instituições clientes, a plataforma trata:

• Pacientes: identificação e contato (nome, CPF, CNS, data de nascimento, telefone, e-mail e endereço); dados socioeconômicos usados para priorizar apoio, como escolaridade; dados de saúde, como diagnóstico, estadiamento, laudos, exames e notas de navegação; os documentos enviados pela equipe; e as mensagens trocadas com o paciente.
• Equipe da instituição: nome, e-mail, perfil de acesso e, para profissionais de saúde, o registro no conselho profissional, além dos registros de acesso (data, hora, endereço IP e navegador).
• Trilha de auditoria: quem alterou o quê e quando, para segurança e prestação de contas.

4.Finalidades e bases legais

No site e na relação comercial

• Criar e administrar a conta da instituição, inclusive o teste grátis (execução de contrato e procedimentos preliminares, art. 7º, V).
• Garantir a segurança do serviço e prevenir fraudes e abusos (legítimo interesse, art. 7º, IX).
• Cumprir obrigações legais e fiscais (art. 7º, II).

Na plataforma (bases definidas pela instituição controladora)

• Coordenar o cuidado oncológico por profissionais e serviços de saúde (tutela da saúde, art. 11, II, f).
• Acompanhar os prazos legais de diagnóstico e de início do tratamento do câncer, previstos nas Leis 12.732/2012 e 13.896/2019 (cumprimento de obrigação legal, art. 11, II, a).
• Comunicar-se ativamente com o paciente por WhatsApp ou e-mail, somente com o consentimento dele (art. 11, I), registrado com data e hora.

O legítimo interesse nunca é usado como base para dados sensíveis.

5.Comunicação com o paciente

• Antes de qualquer mensagem ativa, o paciente recebe o termo de consentimento, em geral por e-mail com um link, e escolhe aceitar ou recusar. Sem e-mail, a equipe registra o aceite dado pessoalmente, com trilha.
• A recusa encerra a comunicação ativa na hora. Guardamos só o registro mínimo da recusa, como prova.
• O WhatsApp sai pela conta oficial da própria instituição na Meta (WhatsApp Business Platform).
• Os e-mails são apenas de serviço: código de acesso, criação de senha, termo de consentimento e convite de contato. Não enviamos publicidade.

6.Inteligência artificial

A OncoNavia usa inteligência artificial como apoio à equipe: para ler os documentos enviados e pré-preencher o cadastro, rascunhar resumos e mensagens e responder a perguntas da equipe sobre os dados da própria instituição. Todo resultado é conferido por uma pessoa da equipe, e a IA não decide nada sozinha. Não há decisão automatizada sobre o paciente: a priorização da navegação segue regras fixas e explicáveis.

A IA roda no Amazon Bedrock, na região da AWS em São Paulo, sem envio para fora do Brasil. Os dados não são usados para treinar modelos, nem por nós nem pela AWS.

7.Onde ficam os dados e como os protegemos

Os dados da plataforma são armazenados e processados na Amazon Web Services (AWS), região de São Paulo: banco de dados, documentos, filas, envio de e-mail e IA. Medidas em vigor:

• criptografia em repouso em toda a infraestrutura e, além dela, cifra na própria aplicação (AES-256-GCM) dos dados de identificação e das narrativas clínicas, com chaves guardadas fora do código;
• busca por dados de identificação feita por índice cego, sem guardá-los em texto claro;
• isolamento entre instituições no próprio banco de dados, com segurança por linha;
• verificação em duas etapas obrigatória para todos os usuários e permissões definidas usuário a usuário;
• trilha de auditoria que não pode ser alterada;
• conexões cifradas (HTTPS/TLS) e cópias de segurança cifradas.

Se houver incidente de segurança que possa trazer risco aos titulares, avisamos a instituição e apoiamos a comunicação à ANPD, como prevê o art. 48 da LGPD.

8.Compartilhamento

Não vendemos nem alugamos dados pessoais. Compartilhamos só o necessário com:

• Amazon Web Services (AWS), região de São Paulo: hospedagem, banco de dados, arquivos, envio de e-mail e IA.
• Meta (WhatsApp Business Platform), somente quando a instituição liga o WhatsApp, pela conta dela e nos termos da Meta.
• Provedor de login da instituição, como Microsoft Entra ID ou Google, quando ela usa login único.
• Serviços públicos de consulta: BrasilAPI e CNPJ.ws, que recebem só o número do CNPJ, e ViaCEP, que recebe só o CEP ou a rua, a cidade e o estado, nunca o nome.
• Autoridades públicas, quando a lei exigir.

Programas de qualidade apoiados por patrocinadores recebem apenas indicadores agregados, que não identificam ninguém.

9.Transferência internacional

Os dados da plataforma ficam e são processados no Brasil. As exceções vêm dos canais que a instituição escolhe: mensagens de WhatsApp passam pela infraestrutura da Meta, que pode processá-las fora do Brasil conforme os termos dela, e cada e-mail é entregue ao provedor de e-mail do destinatário.

10.Retenção

• Dados de pacientes, documentos e mensagens: enquanto a instituição usa a plataforma. No fim do contrato, devolvemos os dados à instituição e os eliminamos no prazo contratado, com registro da eliminação.
• Resultados de IA (sugestões, rascunhos e índices de busca) são apagados junto com o dado de origem.
• Trilhas de auditoria: pelo prazo necessário à prestação de contas e à defesa em processos, definido em contrato.
• Registros técnicos do servidor: até 90 dias. Cópias de segurança automáticas: 7 dias.
• Cadastro e relação comercial: enquanto durar a relação e pelo prazo das obrigações legais.

A OncoNavia não é o prontuário do paciente. A guarda do prontuário cabe aos sistemas de registro clínico da instituição.

11.Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso a eles; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei; portabilidade; informação sobre com quem os compartilhamos; e revogação do consentimento.

• Pacientes: façam o pedido à instituição de saúde, que é a controladora. Nós damos todo o apoio para que ela responda.
• Demais pessoas: escrevam ao nosso encarregado.

Você também pode peticionar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

12.Encarregado (DPO)

Paulo Flores, encarregado pelo tratamento de dados pessoais. E-mail: paulo@estalo.tech

13.Atualizações

Esta política muda quando o tratamento mudar. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data no topo, e as instituições clientes são avisadas das mudanças relevantes.

1.Our roles

We are the controller of this website’s data (free trial sign-up and access records) and of the data of our commercial relationship with client institutions: CNPJ (company registration number), legal name, address, responsible person and contacts.

We are the processor of the data handled inside the OncoNavia platform on behalf of client healthcare institutions, which are the controllers. In that role, we process data only according to the institution’s instructions and purposes.

2.Data collected on this website

• Free trial sign-up: CNPJ, institution name, responsible person’s name, phone and email. Using the CNPJ, we look up the legal name, registration status and address with the Brazilian Federal Revenue Service; these are public data.
• Security: to limit abuse of the sign-up and of the CNPJ lookup, we keep a cryptographic hash of the IP address, never the IP address itself.
• Cookies and browser storage: we use only strictly necessary cookies: the session cookie that keeps you signed in, and one that remembers for 8 hours that this device has passed two-step verification. Display preferences, such as theme and colors, stay in your own browser. We use no tracking cookies, third-party analytics or advertising.

3.Data processed in the platform

On behalf of client institutions, the platform processes:

• Patients: identification and contact data (name, CPF taxpayer number, CNS national health card number, date of birth, phone, email and address); socioeconomic data used to prioritize support, such as education level; health data, such as diagnosis, staging, pathology reports, exams and navigation notes; documents uploaded by the care team; and messages exchanged with the patient.
• Institution staff: name, email, access profile and, for health professionals, their professional council registration, plus access records (date, time, IP address and browser).
• Audit trail: who changed what and when, for security and accountability.

4.Purposes and legal bases

On the website and in the commercial relationship

• Creating and managing the institution’s account, including the free trial (performance of a contract and preliminary procedures, art. 7, V).
• Keeping the service secure and preventing fraud and abuse (legitimate interest, art. 7, IX).
• Complying with legal and tax obligations (art. 7, II).

In the platform (legal bases defined by the controlling institution)

• Coordinating oncology care by health professionals and health services (protection of health, art. 11, II, f).
• Monitoring the legal deadlines for cancer diagnosis and start of treatment set by Laws 12.732/2012 and 13.896/2019 (compliance with a legal obligation, art. 11, II, a).
• Proactive communication with the patient by WhatsApp or email, only with the patient’s consent (art. 11, I), recorded with date and time.

Legitimate interest is never used as a legal basis for sensitive data.

5.Communication with patients

• Before any proactive message, the patient receives the consent form, usually by email with a link, and chooses to accept or decline. If there is no email, the care team records consent given in person, with an audit trail.
• Declining stops proactive communication immediately. We keep only a minimal record of the refusal, as evidence.
• WhatsApp messages are sent from the institution’s own official account at Meta (WhatsApp Business Platform).
• Emails are service messages only: sign-in codes, password setup, the consent form and contact invitations. We send no advertising.

6.Artificial intelligence

OncoNavia uses artificial intelligence to support the care team: to read uploaded documents and pre-fill the registration, draft summaries and messages, and answer staff questions about their own institution’s data. Every result is reviewed by a staff member, and the AI decides nothing on its own. There is no automated decision about the patient: navigation priority follows fixed, explainable rules.

The AI runs on Amazon Bedrock, in the AWS São Paulo region, with no data sent outside Brazil. The data is not used to train models, neither by us nor by AWS.

7.Where the data is stored and how we protect it

Platform data is stored and processed on Amazon Web Services (AWS), São Paulo region: database, documents, queues, email delivery and AI. Measures in place:

• encryption at rest across the infrastructure and, on top of it, application-level encryption (AES-256-GCM) of identification data and clinical narratives, with keys kept outside the code;
• search on identification data through blind indexes, without storing it in clear text;
• isolation between institutions inside the database itself, with row-level security;
• mandatory two-step verification for every user and permissions set user by user;
• an audit trail that cannot be altered;
• encrypted connections (HTTPS/TLS) and encrypted backups.

If a security incident may pose a risk to data subjects, we notify the institution and support its notification to the ANPD, as required by art. 48 of the LGPD.

8.Sharing

We do not sell or rent personal data. We share only what is necessary with:

• Amazon Web Services (AWS), São Paulo region: hosting, database, files, email delivery and AI.
• Meta (WhatsApp Business Platform), only when the institution turns on WhatsApp, through its own account and under Meta’s terms.
• The institution’s sign-in provider, such as Microsoft Entra ID or Google, when it uses single sign-on.
• Public lookup services: BrasilAPI and CNPJ.ws, which receive only the CNPJ number, and ViaCEP, which receives only the postal code, or the street, city and state, never a name.
• Public authorities, when required by law.

Quality programs supported by sponsors receive only aggregated indicators that identify no one.

9.International transfer

Platform data is stored and processed in Brazil. The exceptions come from the channels the institution chooses: WhatsApp messages go through Meta’s infrastructure, which may process them outside Brazil under its terms, and each email is delivered to the recipient’s email provider.

10.Retention

• Patient data, documents and messages: while the institution uses the platform. When the contract ends, we return the data to the institution and delete it within the contractual period, with a record of the deletion.
• AI outputs (suggestions, drafts and search indexes) are deleted together with their source data.
• Audit trails: for the period needed for accountability and legal defense, as set in the contract.
• Server technical logs: up to 90 days. Automatic backups: 7 days.
• Sign-up and commercial data: for the duration of the relationship and of the legal obligations.

OncoNavia is not the patient’s medical record. Keeping the medical record is the responsibility of the institution’s clinical record systems.

11.Your rights

Under the LGPD (art. 18), you may request: confirmation that we process your data; access to it; correction; anonymization, blocking or deletion of unnecessary data or data processed in breach of the law; portability; information about whom we share it with; and withdrawal of consent.

• Patients: please send your request to your healthcare institution, which is the controller. We fully support it in answering.
• Everyone else: write to our data protection officer.

You may also file a petition with the Brazilian National Data Protection Authority (ANPD).

12.Data protection officer (DPO)

Paulo Flores, data protection officer. Email: paulo@estalo.tech

13.Updates

This policy changes when our processing changes. The current version is always on this page, with the date at the top, and client institutions are notified of material changes.